As notas fiscais são sempre assuntos que deixam os gestores preocupados. Afinal, não é preciso apenas saber emitir as notas de saída, mas, também, gerenciar e armazenar adequadamente as notas de entrada.
Será que você tem realizado esse procedimento de maneira correta na sua empresa? Nós separamos dicas importantes que vão lhe ajudar a tornar a gestão das notas fiscais mais eficaz no seu negócio. Confira!
Por que gerenciar as notas fiscais?
Quando alguém realiza a compra de um produto, o fornecedor envia uma série de dados e informações da operação para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado. A Sefaz processa esses dados e gera um arquivo em XML – a nota fiscal.
Dessa forma, a nota fiscal eletrônica funciona como um documento capaz de registrar uma transação comercial, com a assinatura digital que garante a sua validade jurídica.
Manter esses arquivos é de suma importância para as empresas, porque é a partir dele que o negócio pode provar sua regularidade fiscal, além das notas fiscais poderem ser usadas em uma análise estratégica, fazendo a contabilidade da empresa.
Quando você tem um gerenciamento adequado tanto das notas de saídas como a de entradas (dos produtos ou serviços que sua empresa consome), é mais fácil provar a regularidade fiscal do seu negócio e, dessa forma, evitar multas e processos judiciais, além de garantir uma boa imagem para a sua empresa.
Como fazer o gerenciamento das notas fiscais?
Se antigamente gerenciar as notas fiscais era um trabalho maçante e complicado, hoje, com a ajuda da tecnologia, os processos se tornaram mais simples e produtivos. Porém, é fundamental se atentar a alguns pontos.
Arquivo XML x DANFE
O primeiro ponto está relacionado à confusão que muitas pessoas fazem com o arquivo XML e o DANFE. Este último é um documento auxiliar da nota fiscal eletrônica e contém um resumo das informações da nota fiscal.
Ele não tem validade jurídica, mas precisa ser impresso e acompanhar o produto durante o frete e a jornada até a entrega na casa do consumidor. Ele possui a chave de acesso do documento XML. Você não precisará armazenar o DANFE, mas é fundamental que ele sempre acompanhe suas mercadorias.
O arquivo XML é o que possui validade jurídica – e, portanto, o que deve ser armazenado. Ele não precisa ser impresso e é a nota fiscal de fato.
Algumas dicas em relação ao arquivo XML são:
- mantenha os arquivos recebidos de forma organizada no computador da empresa (de preferência divididos em pastas e subpastas);
- separe as notas de entrada (as que acompanham as compras feitas pela sua empresa) das notas de saída (emitidas para as vendas realizadas pela sua empresa);
- baixe os arquivos, no mínimo, 1 vez por mês e faça um controle rigoroso e frequente;
- garanta que seus arquivos estejam atualizados e em ordem, evitando problemas com a fiscalização.
Tempo obrigatório de armazenamento
Os arquivos XML devem ser, obrigatoriamente, armazenados por, no mínimo, 5 anos, mais o ano corrente. Esse tempo de guarda deve ser respeitado tanto pelo emissor da nota como pelo destinatário.
Caso a sua empresa não cumpra com essa norma, ela poderá enfrentar problemas com a fiscalização e terá de pagar multas.
Então, a dica, é procurar por boas plataformas, que permitam guardar suas notas de maneira segura e organizada.
Armazenamento
Os arquivos XML não devem ser mantidos em um só computador. Afinal, caso aconteça um imprevisto, uma invasão de sistema ou um defeito na máquina, por exemplo, você poderá perder todos os dados.
Assim, a recomendação é que o backup seja feito em mais de uma máquina. O mais efetivo, contudo, é usar um software que permita o armazenamento na nuvem, com backup automático – assim você não sofrerá com imprevistos e nem situações que possam comprometer a segurança e integridade dos seus dados.
Autenticidade das notas de entrada
É importante que as equipes que vão cuidar do armazenamento e gestão das notas criem o hábito de, sempre ao receber uma nota, verificar a autenticidade dela.
Para fazer isso, é simples, basta acessar o site da Fazenda, entrar na aba “serviços” e “consultar NF-e completa”. Então, é preciso informar a chave com 44 dígitos que está presente no DANFE.
Após esse procedimento, você poderá consultar as informações da nota fiscal e evitar problemas contábeis e jurídicos.
Busca automática no site da Receita
As notas emitidas para a sua empresa podem ser pesquisadas diretamente no site da Receita e, dependendo do sistema que você usar, poderá importar automaticamente esses XMLs.
Para isso, no entanto, é preciso ter um certificado digital A1 e um CNPJ ativo.
Sistemas automatizados
A melhor maneira de gerenciar as suas notas fiscais é contando com um sistema automatizado, evitando, por exemplo, ter que baixar manualmente cada nota, algo que pode ser cansativo e tomar muito tempo da sua equipe.
Com esses sistemas, o processo é feito automaticamente e ainda é possível armazenar essas informações em servidores na nuvem, que trazem mais segurança e favorecem o compartilhamento de dados, integrando todos os profissionais da contabilidade.
Muitos desses softwares trabalham de forma integrada com ERPs e outros sistemas de gestão, tornando seu dia a dia ainda mais prático.
Repasse das informações ao contador
Quando estiver realizando o gerenciamento das notas fiscais, não se esqueça de sempre repassar as informações geradas no processo para a contabilidade da sua empresa.
As movimentações financeiras devem ser notificadas ao contador. Nesse caso, um sistema automatizado também pode ajudar, pois todos esses dados ficam disponibilizados automaticamente para o seu contador.
Como emitir notas fiscais?
Se você ainda não emite notas fiscais, saiba que os passos para isso são simples. A nota fiscal eletrônica foi criada pelo Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e ajuda reduzir os custos, o uso do papel e a facilitar a fiscalização.
Para emiti-la, sua empresa precisará de:
- Um certificado digital;
- Um computador com acesso à internet;
- O credenciamento da empresa na Secretaria da Fazenda onde se localiza o seu negócio.
Depois, será necessário entender qual tipo de nota fiscal sua empresa deve emitir, de acordo com o que ela vende. Se você comercializa produtos, deverá optar pela Nota Fiscal de Produto (NF-e), isso tanto para lojas físicas como para e-commerces.
Já se você comercializa serviços, precisará emitir a nota fiscal de serviço, a NFS-e. Ainda há a nota fiscal de consumidor (NFC-e) que pode substituir o cupom fiscal.
Depois dessas dicas, ficou mais fácil emitir e gerenciar suas notas fiscais? Se você ainda tem dúvidas de como emitir nota fiscal, leia o nosso conteúdo completo com todas as dicas!