Quando o assunto é gestão financeira, uma das dúvidas mais comuns dos empreendedores é sobre como emitir notas fiscais. Afinal, esse é um dos processos mais importantes para garantir a integridade da empresa, validar as vendas e manter o negócio em dia com o Fisco.
Para lhe ajudar, separamos as informações mais importantes sobre emissão de notas fiscais. Confira!
Quem tem que emitir nota fiscal?
As empresas que contribuem para o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) estão obrigadas a emitir notas fiscais.
Então, em geral, qualquer empresa que comercialize serviços e produtos precisa emitir a nota fiscal, de acordo com a determinação da Lei 8.846/94.
Contudo, existem algumas exceções, como é o caso dos microeemprendedores individuais, MEI. Neste caso, a obrigação é apenas quando realizam serviços ou outra atividade para uma pessoa jurídica. No caso de venda ou prestação de serviços para pessoa física, não há exigência da emissão da nota fiscal.
As empresas obrigadas por lei a realizarem a emissão de notas fiscais – e que não fizerem, poderão ser enquadradas por sonegação fiscal e acarretar em uma série de consequências.
Quais os tipos de notas fiscais?
Em 2006, a nota fiscal ganhou uma versão eletrônica, conhecida como NF-e que, gradativamente, foi adotada por todas as empresas no país.
Atualmente, existem 4 tipos de notas fiscais eletrônicas, que são:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): registra as operações de venda de produtos e está relacionada à cobrança de ICMS e IPI. Essa nota registra os dados de emitente e destinatário, permitindo que o destinatário acompanhe os detalhes da compra de forma online. Os dados devem ser emitidos pela Secretaria da Fazenda do Estado.
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): bastante usada no varejo como substituta do cupom fiscal. Ela foi desenvolvida para otimizar o controle fiscal e reduzir os custos dos contribuintes. O SAT, modelo de cupom fiscal, tem o mesmo papel da NFC-e no estado de São Paulo.
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): é referente aos serviços prestados. A NF-e está relacionada à venda de produtos e a NFS-e à prestação de serviços. Os dados são transmitidos à Prefeitura da cidade em que a empresa contribuinte está vinculada.
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): é usado para o transporte rodoviário de carga desde 2012 e elimina a necessidade de papéis e faturas para os motoristas, garantindo que as informações do documento estão de acordo com o que está sendo transportado.
Como emitir notas fiscais?
Antes de começar a emitir notas fiscais, é preciso conversar com seu contador para definir corretamente qual tipo de nota fiscal eletrônica é indicada para a sua empresa, de acordo com a sua operação.
Depois, é preciso:
- Adquirir um Certificado Digital vinculado ao CNPJ da sua empresa. Ele funciona como uma assinatura digital;
- Cadastrar a empresa na Sefaz do estado ou do município. Para empresas que têm filiais, é importante cadastrar na Sefaz de cada uma dessas localidades;
- Contratar um software ERP ou um emissor.
Principais erros
Um dos erros mais comuns é a compra de um certificado digital errado. O modelo que permite a automação de notas fiscais é o certificado A1, que deve ser instalado no emissor de nota fiscal ou no computador.
Já o certificado A3 funciona como um pendrive ou HD, precisando ser plugado no computador todas as vezes que você for usar.
Outro erro comum é confundir a NF-e com o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). O DANFE é um documento físico e que representa a NF-e, porém ele não tem validade jurídica. Então, ao enviar um produto ao cliente, não adianta enviar a DANFE apenas, é preciso enviar também a NF-e.
Não se esqueça de que a NF precisa ser emitida para cada cliente e não realizar a emissão em massa uma vez por mês, como algumas empresas costumam fazer.
Agora você já sabe como emitir notas fiscais? Está precisando de auxílio de um contador para organizar a emissão das suas notas fiscais? Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudá-lo!
