Para manter uma empresa em dia e ainda fazê-la crescer, tomar cuidado com as rotinas contábeis é essencial. Se você quer organizar a contabilidade do seu escritório de advocacia, mas está com dúvidas em relação ao tema, este conteúdo vai lhe ajudar.
Afinal, nós sabemos que nem sempre é fácil dar conta de todas as demandas do escritório, como prospectar e atender os clientes, cuidar dos processos e ainda se atentar às rotinas contábeis.
Continue a leitura deste artigo e veja as dicas mais importantes sobre o tema.
1 – Separe os custos por categoria
A vida financeira é um ponto de suma importância em qualquer empresa – e não é diferente em um escritório de advocacia.
Em alguns casos, os custos podem ser bem altos e por isso é importante separá-los por categoria, tornando mais fácil entender quais têm maior impacto no seu planejamento financeiro (e quais podem ser reduzidos ou cortados).
Assim, comece do básico, como: energia elétrica, água e internet e vá separando todos os demais itens, tais quais: taxas, impostos, serviços terceirizados, entre outros.
Quanto maior for o seu controle nessa área, melhor será a vida financeira do seu negócio, impedindo gastos supérfluos ou maiores do que o seu caixa. Além, é claro, de que a organização impede que você acabe se esquecendo de pagar alguma conta importante e tenha de arcar com multas ou até a suspensão do serviço.
2 – Escolha corretamente o regime de tributação
Uma das maiores dúvidas sobre contabilidade de escritório de advocacia é, sem dúvida, em relação ao melhor regime de tributação. Infelizmente, não existe uma “fórmula mágica” capaz de resolver todas as situações. A escolha adequada deverá ser baseada na sua realidade e lucratividade. Por isso, o melhor a fazer é contar com o auxílio de um contador.
De uma maneira geral, os escritórios costumam optar pelo Simples Nacional, um regime diferenciado de tributação voltado às micro e pequenas empresas, que unifica todos os impostos em uma só guia – e torna mais simples o controle contábil. Porém, para poder adotá-lo, é preciso estar dentro do limite máximo de faturamento no ano, que é de R$4,8 milhões.
Outra modalidade disponível é o Lucro Presumido. Nesse caso, a base de cálculo do IR e da CSLL é predeterminada pelo governo. A grande vantagem é que, se você tiver um lucro maior do que a taxa estipulada, não terá de pagar por ela. Contudo, caso no período analisado, o seu escritório tenha tido prejuízo, você terá de pagar a tributação mesmo assim.
Se você não sabe se é melhor optar pelo Simples Nacional ou Lucro Presumido, o SEBRAE disponibiliza uma calculadora bem interessante e que pode ajudá-lo neste momento.
Por último há o Lucro Real que, como o próprio nome sugere, usa a lucratividade da empresa para fazer o cálculo dos impostos.
De qualquer forma, esse é um assunto bastante complexo e que deverá considerar o planejamento financeiro da sua empresa. Por isso, a dica é sempre contar com o auxílio de um contador. Afinal, caso escolha o regime errado poderá acabar pagando mais impostos do que deveria (ou menos, e ser enquadrado pelo Fisco).
3 – Realize uma gestão adequada do fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um instrumento importantíssimo para manter as finanças do escritório de advocacia em dia. Nele, devem estar registradas, diariamente, todas as entradas e saídas.
Assim, será mais fácil perceber quais são as despesas mais importantes do seu negócio e aquelas que podem ser cortadas, além das questões com clientes que pagam em atraso ou tem uma inadimplência recorrente.
A partir do fluxo de caixa também será mais fácil avaliar a sua margem de lucro e fazer o planejamento financeiro para os próximos meses – estimando as entradas de acordo com a flutuabilidade dos meses de alta e de baixa.
Para realizar uma boa gestão do fluxo de caixa é importante criar o hábito de lançar todas as entradas e saídas com periodicidade e também deixar esses itens bem descritos, incluindo informações sobre o pagamento, data e outros detalhes.
4 – Fique atento à segregação das receitas
Quem é optante pelo Simples Nacional não está livre de preocupações com a contabilidade do escritório de advocacia. E um dos pontos que mais merece cuidado é com a segregação das receitas.
Ela é feita na declaração mensal do regime simplificado e consiste na separação da apuração de acordo com a atividade realizada pela empresa. Isso porque, dentro do Simples Nacional, estão abarcadas empresas de diversas categorias – e cada uma delas possui uma quantia de impostos diferente.
No caso dos escritórios de advocacia, o enquadramento é na prestação de serviços previstos no anexo IV, que por sua vez, possui particularidades com relação a folha de pagamento.
Se esse ponto não for realizado de forma adequada, o seu escritório poderá sofrer com multas e sanções. Por isso, ainda que o Simples Nacional seja mais prático, também é importante tomar cuidado com a regularização do seu negócio, sempre contando com a ajuda especializada.
5 – Realize um excelente planejamento tributário
Quem empreende sabe que as cargas tributárias no nosso país são bem altas. Para conseguir reduzi-las de maneira legal é importante realizar um ótimo planejamento tributário.
Com esse serviço, você conseguirá:
- recuperar possíveis impostos pagos a mais anteriormente;
- aplicar corretamente as alíquotas referentes às atividades do seu escritório, evitando autuações;
- buscar maneiras legais de reduzir a carga tributária;
- simular práticas tributárias de outros regimes para verificar o enquadramento mais adequado a sua realidade;
- entregar corretamente e dentro do prazo as declarações obrigatórias;
- acompanhar a agenda tributária e criar uma agenda interna das obrigações a partir dos calendários dos órgãos de fiscalização.
6 – Escolha um bom escritório de contabilidade
Como você viu neste conteúdo, existem muitos pormenores que precisam ser considerados para manter a contabilidade de escritório de advocacia sempre em dia.
Por isso, o mais recomendado é contar com o suporte de um contador especializado e acostumado a lidar com a área do Direito. Esse profissional lhe ajudará tanto nas questões burocráticas e obrigatórias, como oferecendo informações detalhadas sobre a vida financeira da sua empresa – o que ajuda na tomada de decisões mais estratégicas.
Depois de ler este conteúdo, você já está mais bem informado sobre a contabilidade de escritório de advocacia? Curta a nossa página no Facebook e receba outras dicas bacanas como esta!
