Manter-se em dia com o Fisco é de suma importância para todos os negócios. Por isso, muitos empresários têm dúvidas sobre como emitir nota fiscal, mantendo a empresa regular e os tributos em dia.
É importante lembrar que toda empresa deve emitir nota fiscal toda vez que comercializar um produto ou um serviço. A exceção é no caso do MEI – e ainda assim, existem situações específicas em que mesmo os microempreendedores individuais precisam emitir a nota.
Está perdido e não sabe como emitir nota fiscal? A gente te ajuda!
O que é e para que serve a nota fiscal?
A nota fiscal registra as operações de compra e venda de produtos ou serviços e pode ser usada no recolhimento de impostos decorrentes dessas transações comerciais, como o ICMS e o ISS.
Como explicamos na introdução, a grande maioria das empresas é obrigada a realizar a emissão das notas fiscais para comprovar o faturamento e também para o recolhimento dos tributos.
No caso do MEI, só é preciso emitir nota fiscal quando for realizar negócio com outras empresas, ONGs e órgãos públicos, ou no caso do consumidor solicitar o documento.
Se a sua empresa é obrigada a emitir notas fiscais e você não o fizer, poderá sofrer diversos problemas com o Fisco e até responder por sonegação fiscal.
Tipos de notas fiscais
Antes de descobrir como emitir nota fiscal, é importante se atentar que existem 3 possibilidades mais comuns desse documento – entendendo as diferenças e indicações de cada um:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): é a nota emitida pelas empresas do comércio para o registro da venda de produtos. O documento garante o recolhimento do ICMS, o principal imposto estadual.
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): emitida pelas empresas que prestam serviço, a cada serviço prestado. O imposto recolhido, nesse caso, é o ISS, um tributo municipal.
- Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): usada para o registro da venda direta de produtos ou serviços ao consumidor final. É mais usada no varejo e tem a função de substituir o cupom fiscal como comprovante de venda.
Como emitir nota fiscal?
Agora que você já entendeu um pouco mais sobre o tema, que tal ver o nosso passo a passo de como emitir nota fiscal?
1- Verifique qual nota sua empresa precisa emitir
Como você viu, existem diferentes tipos de notas – e cada uma é mais indicada para determinado segmento de negócio. Por isso, antes de realizar a emissão, confira qual nota eletrônica é mais recomendada para o tipo de produto ou serviço que você vende.
Geralmente, a NF-e é usada por quem vende produtos, a NFS-e, por quem vende serviços e a NFC-e para as vendas diretas para o consumidor, no varejo.
Dependendo das atividades da sua empresa, pode ser necessária a emissão de um ou mais tipos de notas – e também de procedimentos diferentes. Por isso, é tão importante contar com o apoio e a orientação de um contador, que poderá lhe informar adequadamente sobre qual nota sua empresa precisa emitir.
2- Adquira um certificado digital
Caso a sua empresa ainda não tenha, é importante adquirir um certificado digital – um arquivo que funciona como uma assinatura virtual e garante a segurança das operações realizadas pela internet, assegurando a autenticidade da nota fiscal que você emitir.
Este documento deve ser comprado de uma Autoridade Certificadora que seja credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Os modelos mais usados são o A1 e A3, porém é importante conferir com seu fornecedor e com o programa emissor de notas fiscais qual versão é aceita.
Depois de adquirir o certificado digital, será preciso levar os documentos a uma Autoridade de Registro para fazer a validação das informações – e só então você poderá configurar o token ou smartcard de acesso.
3- Cadastrar-se na Secretaria Estadual ou Municipal da Fazenda ou Finanças
Depois de adquirir o Certificado Digital, você precisará fazer o cadastro no órgão responsável pelas operações da nota fiscal que irá emitir – e solicitar uma autorização para a emissão do documento.
Por exemplo, se você precisa fazer a emissão da NFS-e, deverá realizar o cadastro na prefeitura da sua cidade. Normalmente, esse cadastro pode ser feito online e é preciso apresentar alguns documentos como o contrato social da empresa e CPF e RG dos responsáveis.
Já para a emissão da NF-e (Nota Fiscal de Produto) e NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor), é preciso cadastrar-se na Secretaria Estadual da Fazenda da região onde sua empresa está cadastrada.
Porém, como a legislação varia dependendo do estado e do município, a dica é conferir com o seu contador quais são as exigências e os procedimentos. Ao final do processo, você receberá uma senha para o acesso ao sistema de emissão de notas fiscais.
4- Atente-se ao seu regime de tributação
O regime de tributação é um ponto importante para você saber qual é o seu limite de faturamento e as demais obrigações exigidas por lei. O seu contador é o melhor profissional para lhe auxiliar nesse ponto, explicando qual tributação é mais indicada para o seu caso.
Se você é MEI, o faturamento anual máximo deverá ser de R$ 81 mil. Para microempresas (ME), a receita bruta anual máxima deve ser de R$ 360 mil e para empresas de pequeno porte (EPP), o faturamento anual máximo é de R$ 4,8 milhões.
Dependendo do regime tributário usado, a quantidade de impostos a ser pago será diferente. Quem está enquadrado no Simples Nacional, por exemplo, tem uma alíquota mínima de 6% sobre o faturamento – e esse valor aumenta de acordo com o seu volume de vendas ou setor.
5- Adquira um software emissor
Para emitir a nota fiscal eletrônica, você também precisará de um software emissor. Ele pode ser gratuito, por exemplo a opção oferecida pelo Sebrae, ou uma versão própria adquirida pela empresa.
A diferença é que a versão paga costuma ser mais completa e inteligente, oferecendo recursos mais amplos, como a possibilidade de integração com o sistema contábil do seu negócio, agilizando as rotinas.
6- Faça a emissão das notas fiscais
Depois de todos esses passos, finalmente você poderá emitir as notas fiscais, bastando preencher as informações solicitadas do cliente e da venda.
Geralmente, esses dados são: nome ou razão social da empresa, CNPJ, endereço e outros dados de contato da empresa, data da emissão (competência), natureza da operação, local da transação, código da atividade da empresa, valor da transação e de eventuais fretes, descontos, seguros e outras despesas, impostos, dados do transportador (caso haja), quantidade, preço e porcentagem de tributos dos produtos ou serviços e descrição detalhada dos produtos e serviços.
Normalmente, o próprio software fará o cálculo final do valor da nota, que será emitida com uma chave de acesso e número único para consultas.
Como emitir nota fiscal gratuita?
Quando o assunto é a emissão de nota fiscal, muitos se questionam se há formas de fazer isso gratuitamente. E a resposta é sim! Afinal, existem algumas opções de emissores gratuitos. Por exemplo:
- Emissor do Sebrae (antigo emissor Sefaz): antigamente, o serviço gratuito era oferecido pela Secretaria da Fazenda, contudo, agora está sob gestão do Sebrae. Neste software, você terá que inserir os dados manualmente e não há limite para a quantidade de notas emitidas. Para usar o programa, é só acessar o site do Sebrae e baixar o arquivo de instalação;
- NotaSoft: esse é um sistema de emissão de notas fiscais gratuito e fácil de usar. É preciso fazer um cadastro, aguardar a liberação da senha e, depois, basta fazer a emissão;
- FREENFe: sistema de emissão de notas fiscais gratuito e que conta com algumas funções interessantes, como envio das notas fiscais por e-mail, compartilhamento de notas fiscais com o contador, backups, suporte, cadastro de produtos com fotos e cálculo automático dos impostos;
- Nota Grátis: baseado na nuvem, esse emissor gratuito tem funções como envio das notas para o contador e para o cliente, acesso a mais de um usuário ao mesmo tempo e cadastro de clientes, fornecedores e produtos.
Além desses, existem outros softwares gratuitos, com funções diferentes, sendo mais ou menos interessantes dependendo das características do seu negócio.
Como emitir nota fiscal MEI?
Quem é MEI não tem a obrigatoriedade de fazer a emissão de notas fiscais, apenas caso venda produtos ou serviços para outras pessoas jurídicas – e no caso do cliente fazer uma solicitação.
O primeiro passo, nesse caso, é fazer o cadastramento junto à Prefeitura da cidade onde se situa a sua empresa. O órgão será o responsável por cadastrar o seu CNPJ como emissor de nota fiscal no município em questão. Com o aval do SEFAZ municipal, você estará autorizado a fazer a emissão de notas fiscais.
Depois, é só acessar o sistema da prefeitura, usando o login e a senha que o órgão municipal irá lhe passar. E, na sequência, preencher a nota fiscal eletrônica com os dados solicitados.
Viu só como emitir nota fiscal não é nenhuma missão impossível? Contudo, para que o procedimento seja realizado de maneira adequada, é fundamental contar com o apoio de um bom contador.
É esse profissional que irá lhe orientar sobre os tipos de notas mais indicados para o seu negócio, o regime tributário adequado e também sobre os procedimentos básicos para a emissão e controle dessas notas fiscais, evitando problemas com o Fisco.
Agora que você já sabe como emitir nota fiscal, que tal encontrar um bom parceiro contábil para a sua empresa? Entre em contato e saiba como podemos ajudá-lo!