A folha de pagamento deve integrar a gestão financeira de todas as empresas e é parte fundamental da legislação trabalhista, prestando contas e informando a cada trabalhador sobre os salários e descontos vigentes no mês.
Além disso, a elaboração da folha de pagamento é uma obrigação legal de todas as empresas que contratam por meio da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas). Para os negócios, a folha de pagamento ajuda a acompanhar os investimentos mensais em departamento pessoal e, para o colaborador, é uma oportunidade de acompanhar todos os vencimentos e descontos realizados no mês.
Tem dúvidas sobre como fazer a folha de pagamento no seu negócio? Siga a leitura!
Para que serve a folha de pagamento?
A folha de pagamento é uma relação informativa sobre a remuneração que o funcionário recebe da empresa. Ele é um documento obrigatório por lei e precisa conter todas as informações legais previstas.
Assim, a folha de pagamento cumpre diferentes funções, como:
- Atender à legislação, especialmente o Decreto 3.048/1999 em seu artigo 225;
- Ajudar a empresa a realizar um controle de gastos mais eficiente, verificando o pagamento de cada uma das verbas trabalhistas, identificando possíveis gargalos ou desvios;
- Permitir o pagamento correto das verbas trabalhistas.
Quando fechar a folha de pagamento?
O artigo 459, do Decreto-Lei 5.425/43 determina que o pagamento não pode ultrapassar o quinto dia útil do mês seguinte – dessa forma, o gestor tem tempo hábil para fazer o fechamento entre o último dia do mês até o quinto dia útil do mês seguinte.
O eSocial é bastante rígido com a folha de pagamento e uma das suas exigências é que o documento seja calculado todos os meses, com o cálculo relacionado desde o primeiro dia do mês.
Caso o funcionário não tenha sido contratado no primeiro dia do mês, a conta deverá ser feita a partir do dia da contratação.
Vamos supor que o contrato inicie no dia 15 de setembro, a primeira folha de pagamento será contabilizada do dia 15 até o dia 30 desse mesmo mês – no próximo pagamento, será contado a partir do dia 1º de outubro.
Como fechar a folha de pagamento?
Para elaborar a folha de pagamento, você precisará de algumas informações, como:
- Valor do salário de contratação dos funcionários;
- Frequência de faltas, atrasos e afastamentos;
- Descontos de encargos sociais;
- Forma de pagamento e a data que o valor estará disponível.
Na hora de compor os salários líquidos, os valores na folha de pagamento são divididos em duas partes: proventos e descontos.
A parte dos proventos corresponde aos salários, remunerações variáveis, horas extras e adicionais, por exemplo, insalubridade, adicional noturno e periculosidade.
A parte dos descontos são referentes ao INSS, benefícios, faltas, contribuição sindical e outros que dependem do acordo realizado entre a empresa e o funcionário. Alguns dos descontos que podem incidir na folha de pagamento são:
- INSS: feito sobre o valor total da remuneração. A porcentagem é descontada de acordo com a tabela da previdência social;
- FGTS: sua empresa é obrigada a depositar o FGTS até o dia 7 de cada mês, o valor corresponde a 8% da remuneração. Essa é uma despesa obrigatória da sua empresa e NÃO PODE SER DESCONTADO DO FUNCIONÁRIO;
- IRRF: imposto de renda retido na fonte e destinado ao governo. O valor depende do salário;
- Descontos sindicais: alguns são obrigatórios e outros não, é preciso verificar com seu contador;
- Faltas e atrasos: podem ser descontadas as faltas não justificadas, faltas sem atestado ou comprovantes que justifiquem a ausência e atrasos;
- Vale Transporte: o desconto na folha de pagamento é de 6% sobre o salário, mas se a empresa quiser não é preciso descontar;
- Outras despesas: ainda podem ser descontados vale refeição, vale alimentação, plano de saúde, plano odontológico etc.
O que deve constar na folha de pagamento?
Na folha de pagamento devem estar presentes algumas informações, como:
- Dados do empregador;
- Dados do empregado, cargo e função;
- Descontos realizados;
- Número de dias trabalhados;
- Valores de horas extras e adiantamentos;
- Valor bruto e líquido do salário.
No controle da empresa, ainda é preciso estar presentes outras informações, como: o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade e indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.
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