Para finalizar a série de cinco artigos com dicas para a excelência na gestão de sua empresa, chegamos à Segurança da Informação, que está presente em todas as áreas da vida profissional e pessoal.
O mundo virtual é tão importante quanto o mundo real, basta citar o caso da nota fiscal eletrônica, na qual o documento fiscal é um arquivo eletrônico: XML, esse é o nome dele. Vou falar um pouco dessa revolução, que mudou completamente o relacionamento entre o fisco e as empresas.
A Nota Fiscal Eletrônica – NF-e teve seu início somente para venda de produtos ou, conforme a linguagem fiscal, circulação de mercadorias. Mas, depois se estendeu para a prestação de serviços.
No site “Portal Tributário” encontrei esse resumo interessante:
“O Ajuste SINIEF 7/2005 instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE. Considera-se Nota Fiscal Eletrônica o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar operações e prestações, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador.” (Júlio César Zanluca)
O grifo no texto é meu: de existência apenas digital. Isso significa dizer adeus às antigas notas fiscais em papel, que sempre existiram. A mudança é total. Foi o maior alvoroço no pântano. Muitas espécies de empresas quase entraram em extinção, algumas foram extintas e outras se reinventaram. O mesmo vale para os escritórios de contabilidade. Posso afirmar, sem sombra de dúvida, que, no período de 2005 a 2015, tivemos que reaprender como fazer contabilidade e apuração de impostos no Brasil. Partindo do marco zero. Consequentemente, tivemos que reaprender o que é ser empresário no Brasil.
Nesse novo (não tão novo assim) e mutante (sempre mutante) cenário, segurança da informação é o alicerce de toda empresa/empresário/escritório de contabilidade. Segurança da informação deve ser encarada como uma despesa com seguro. Você espera nunca precisar usar, mas, se algo der errado, você continua sua vida sem grandes transtornos.
Não vou abordar aqui todos os diferentes tipos de ataque que podem acontecer, como, por exemplo: malware, virus, phishing, worm etc. Prefiro colocar uma lista com o que considero as principais ações preventivas, que proporcionem maior tranquilidade e segurança para você e sua empresa.
Faça Backup
A situação ideal é fazer um backup na nuvem e outro em algum dispositivo móvel, normalmente um HD externo, que terá memória suficiente para armazenar todas as informações da empresa.
Importante você planejar a periodicidade do backup e cumpri-la religiosamente. Em nosso escritório, os backups são diários e acredito que essa seja a melhor opção. A palavra-chave aqui é prudência.
Use antivírus
Escolha um antivírus que se adapte ao seu sistema. Existem vários disponíveis no mercado, com versões gratuitas e versões pagas.
Mantenha atualizados os softwares e aplicativos
Parece bobagem, mas, é fundamental manter softwares e aplicativos atualizados. Em minha opinião, a única exceção que faço é com relação à atualização do Java – software presente em quase todos os ambientes virtuais. Por que essa exceção? Porque, muitas vezes, a atualização do Java pode conflitar com o software do seu banco, da Receita Federal do Brasil e por aí vai. Então, minha dica é atualizar o Java somente se o seu banco solicitar, evitando a possibilidade de algum conflito que acabe impactando negativamente no seu internet banking.
Guarde suas senhas
Dica óbvia. Porém, o óbvio, muitas vezes, escapa do nosso olhar, pois, como empreendedores iniciando o negócio, ou como empresários reestruturando suas empresas, ou ainda como contadores, temos que prestar muita atenção no pântano criado pelo Governo, com sua burocracia e seus bichos peçonhentos. Senão… Diante disso, ainda que a dica seja óbvia, ela se faz necessária.
A pergunta aqui é como guardar. A resposta (óbvia também) é: guarde do jeito que você se sentir mais tranquilo. Pode ser um arquivo nas nuvens, pode ser no seu celular, ou até anotando em papel. O importante é guardar. Desde que sejam guardadas com segurança.
Quando se fala em segurança da informação na área de tecnologia, é bom saber que seguimos os padrões internacionais ISO/IEC (International Organization for Standardization/International Electrotechnical Commission). Em resumo, esses padrões definem que a informação digital deve ter, conforme a Endeavor Brasil:
Confidencialidade: é a garantia de que a informação é acessível somente por pessoas autorizadas a terem acesso.
Integridade: é a preservação da exatidão da informação e dos métodos de processamento.
Disponibilidade: é a garantia de que os usuários autorizados obtenham acesso à informação, bem como aos ativos correspondentes, sempre que necessário.
Autenticidade: é a propriedade que garante que a informação é proveniente da fonte anunciada e que não foi alvo de mutações ao longo de um processo.
Irretratabilidade: trata-se da garantia de que será impossível negar a autoria em relação a uma transação anteriormente feita.
Conformidade: é a propriedade que assegura que o sistema deve seguir as leis e os regulamentos associados a esse tipo de processo.
Você pode ver mais detalhes em: https://endeavor.org.br/seguranca-da-informacao
Chegando aos finalmentes
Para concluir, sem pretensão alguma de esgotar os assuntos ao longo desses artigos, fica a dica aos empreendedores iniciantes, empresários reestruturando seus negócios e contadores: o pântano burocrático-tributário está mudando rapidamente e o ecossistema empresarial mais rapidamente ainda. Quem quiser sobreviver e prosperar terá que adotar a inovação constante como regra. O aprendizado é sem fim. O que era um bom negócio em pouco tempo já não será mais. Mundo mutante. Pântano perigoso. Inteligência artificial em ação, prometendo nova revolução. Nesse cenário desafiador, o que nos resta é a certeza de que a única coisa permanente é a mudança, como já dizia, por volta de 540 anos antes de Cristo, o filósofo Heráclito, conhecido como o “pai da dialética”.
Dito de outra forma: demorou 2.500 anos para nós sabermos o que já era sabido, ou seja, temos que respirar fundo e reinventar nossas vidas a cada momento.
