Aspectos contábeis, fiscais, departamento pessoal e gestão financeira
Ser empresário requer muita motivação, tenacidade, paciência, atitude positiva, foco no próprio negócio e na concorrência e profundo conhecimento das necessidades do seu cliente e do mercado em geral.
Como costumo dizer, você tem que ser um especialista em generalidades. Tem que ter uma sólida experiência no seu ramo de atuação. Conhecimento acadêmico também é bem-vindo, se possível. Ambos serão literalmente desafiados todos os dias por todos os tipos de problema que você imagina – e por problemas que você nem sonhava que poderiam existir.
Costumo dizer também que a legislação brasileira é um pântano, feito para você sucumbir facilmente, se não estiver bem preparado. O primeiro passo nesse pântano é fazer o planejamento do seu negócio. Pode parecer algo esotérico, difícil e que não se aplica à sua empresa (pensando aqui que estamos falando das MPEs: micro e pequenas empresas). Porém, é exatamente o oposto: o planejamento não é um bicho de sete cabeças. Deve ser simples e direto. Ele servirá de guia para essa importante etapa inicial do seu empreendimento ou também no caso de sua empresa já existir há vários anos e você estar buscando uma reestruturação.
Fracasso é o jacaré que o persegue nesse ambiente hostil, cheio de perigos decorrentes da complexidade da legislação tributária, trabalhista e do emaranhado de regras burocráticas que reinam absolutas no “país da desburocratização”…
Pois é, assim pode parecer que pretendo tirar da sua cabeça a ideia de começar sua própria empresa; ou – se ela já existe – revitalizá-la, pensando na continuidade do negócio, diante das constantes mudanças. Só que não! Isto é um alerta justamente com o objetivo de lhe mostrar como andar nesse pântano, sem ficar perdido entre bichos peçonhentos e riscos desnecessários. Você não pode mudar o pântano, mas, pode conhecê-lo melhor para se sair bem. Como empresário e como ser humano.
Sou formado em Administração de Empresas, Direito e Ciências Contábeis. Fiz pós-graduação em Marketing pela ESPM. Trabalhei 12 anos como publicitário. Tenho 18 anos de experiência atendendo empresas no escritório de contabilidade. Pode ter certeza que vi, ao longo de todo esse tempo, muito sucesso, e sei que a base do êxito empresarial é o planejamento e a gestão do negócio.
Então, selecionei cinco dicas para a excelência na gestão de sua empresa. Aqui vão elas:
Top Dica 1 – Gestão Financeira
Certa vez, ouvi de um professor – não me lembro o nome dele, mas, ficou a lição – da faculdade de Ciências Contábeis: “Os três relatórios contábeis mais importantes das empresas são: balancete mensal, DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) e relatório de controle do fluxo de caixa. Com esses três documentos podemos administrar muito bem qualquer tipo de empresa.”
Em seguida, ele acrescentou: “Desses três relatórios, qual deve ser visto em primeiro lugar?” Diante do silêncio da classe, ele refez a pergunta: “Qual desses relatórios mostra, mais rapidamente e facilmente, que a empresa está com problemas?”.
O silêncio permaneceu. Nenhum aluno sabia ao certo o que responder. Então ele respondeu com convicção: “A empresa morre por problemas no fluxo de caixa. O balancete e o DRE são muito importantes, fundamentais, porém, o que faz uma empresa quebrar é o descontrole no fluxo de caixa”. Isso me marcou profundamente e é um alerta que transmito a todos vocês: tenham atenção muito especial com o fluxo de caixa da empresa. Mas, como? Qual é o melhor modo de fazer isso?
Para se ter maior clareza do que estamos falando, vamos ver a definição e as explicações disponíveis no site do SEBRAE. Abaixo selecionei os trechos que julguei mais interessantes.
O fluxo de caixa é o movimento de entrada e saída de recursos financeiros da empresa. A entrada de recursos é proveniente das atividades de venda de produtos e serviços ou da venda de algum ativo da empresa (equipamento, veículo ou imóvel, por exemplo).
Quando a entrada de recursos é maior do que a saída, temos um saldo positivo, caracterizando uma situação superavitária. Por outro lado, quando a saída de recursos é maior do que a entrada, temos uma situação deficitária.
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Um fluxo de caixa tem uma característica temporal: pode ser diário, semanal, mensal ou anual, e traz componentes de projeção ou estimativa.
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O fluxo de caixa é uma das mais importantes ferramentas de gestão financeira de uma empresa.
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Ele permite ao empresário lançar suas contas a pagar e seus direitos a receber, além de estimativas de receitas e despesas, apurando, assim, o saldo disponível ou mesmo indisponível, permitindo medidas antecipadas de gestão. É um poderoso instrumento gerencial na antecipação de problemas de liquidez e endividamento, sintomático de rentabilidade, lucratividade e eficácia empresarial. Quanto maior for a proximidade entre a projeção do fluxo de caixa e o efetivamente realizado, maior será o conhecimento do empresário sobre seu negócio”.
No site do SEBRAE tem uma planilha gratuita em excel, que pode servir de base.
Você pode fazer o download diretamente por AQUI.
Minha sugestão é adaptar e manter atualizada essa planilha, de acordo com a complexidade de operação de sua empresa, utilizando-a com históricos e saldos diários, que serão facilmente sintetizados em fluxos semanais e mensais. Observo que, para fins contábeis, a empresa deverá enviar ao escritório o relatório mensal. Todavia, recomendo que a estrutura da planilha seja diária, para facilitar na hora de fechar o mês. Dito de outra forma: não espere o mês terminar para você ficar maluco, separando todos os documentos de entrada e saída, e fazer o relatório do mês. Faça o caixa diariamente. Tudo fica mais fácil de lembrar e você consegue fazer o relatório com mais agilidade. No início de cada mês, praticamente estará tudo pronto. Basta dar uma revisada e adicionar os documentos dos últimos dois ou três dias.
Essencial também você compreender que o controle de fluxo de caixa é um instrumento de gestão administrativa, que servirá de base para os lançamentos contábeis. Então tem que estar bem claro que planilha de Excel não é documento contábil. Ela serve para a gestão do fluxo de caixa do seu negócio, porém, é obrigatório que junto com esse controle estejam todos os documentos de entrada e saída, pois, eles são a base dos lançamentos na contabilidade.
Os principais documentos são:
Então você terá os documentos e a planilha de controle do fluxo de caixa. Pronto. Seguramente você estará no caminho certo para o sucesso do seu negócio, seja iniciando a empresa, seja numa etapa de reestruturação, tendo mais rapidez para identificar problemas, evitá-los ou minimizá-los. Não se trata de buscar a perfeição, mas, sim, de diminuir os riscos, que estão sempre presentes na vida de todo empreendedor e de toda empresa.
Top Dica 2 – Contabilidade
A primeira coisa que tem que ficar muito clara: a micro e pequena empresa, o profissional liberal (médico, dentista, psicólogo, fisioterapeuta etc.), o micro empreendedor individual (MEI), o empresário individual (EIRELI), enfim, a imensa maioria dos empreendedores e empresas brasileiras não tem um contador. Contratar um contador nessa condição fica muito caro. Financeiramente é inviável. Para ilustrar o que estou falando, consultei o site da Catho (em 06/06/2017) e ali consta que a média salarial de um contador no Brasil é de R$ 4.631,28. Evidente que as pequenas empresas, negócios geralmente familiares, e os profissionais liberais não têm condições de pagar esse salário para seu contador.
Contudo, a contabilidade é obrigatória, devendo obedecer a regras estabelecidas em nossa legislação. Em linhas gerais, o que a legislação estabelece como regra básica é que ninguém pode desobedecer a Lei e usar o ingênuo argumento: “Ah, eu não sabia!”.
Além disso, toda Lei utiliza uma espécie de palavra mágica, pouco usada nas palestras e eventos motivacionais sobre empreendedorismo: multa.
Não sabia? Multa.
Descumpriu a Lei? Multa.
Entregou em atraso? Multa.
Não pagou o imposto? Multa.
Não pagou a taxa? Multa.
Informou errado? Multa.
“Ah, mas, foi sem querer.” Então, justamente porque foi sem querer é que você estará pagando essa multa. Se o Governo entender que foi de propósito, a multa é bem maior!
Que enrascada, hein?! Se você ainda não sabia, o Governo é seu maior sócio, é ele quem cria todas as leis e – pasme – ele não tem dó de ninguém. Se sua empresa quebrar, vem outro e abre outra empresa, e a dança da arrecadação de impostos continua.
Qual foi a solução encontrada por milhões de microempresas, pequenas empresas, profissionais liberais, MEIs etc.? Contratar um escritório de contabilidade. Simples assim.
Isso significa, na prática, que o “seu contador” não é somente seu. Você o está compartilhando com todos os outros clientes do escritório de contabilidade. Para se ter uma ideia, um pequeno escritório tem em torno de 60 a 80 clientes. Grandes escritórios podem ter algo em torno de quinhentos. O que estou querendo dizer é que, se você não seguir a dica 1 de gestão financeira, o escritório de contabilidade não fará isso. Quem conhece profundamente a operação da empresa e, portanto, é o responsável pela gestão, é o próprio empreendedor. O que todo bom escritório de contabilidade faz é dar o suporte para que o empresário comande sua empresa com mais segurança e tranquilidade.
Dependendo de sua operação e do momento que sua empresa vive, minha sugestão é que você agende uma reunião para conversar com seu escritório de contabilidade, apresentar suas necessidades e solicitar um orçamento para contratar esse serviço específico de gestão financeira – ou uma consultoria, quando for o caso.
Veja o que o departamento contábil do escritório de contabilidade vai solicitar a você e perceba que são praticamente as informações e documentos que compõem o relatório de controle de fluxo de caixa, da Top Dica 1:
Não tem fórmula mágica, mas, posso resumir assim:
Sua boa gestão financeira + Serviços de um bom escritório contábil = Suce$$o!
Top Dica 3 – Departamento Pessoal
Depois que você fez o planejamento e definiu os detalhes da gestão do seu negócio, é sua equipe de trabalho que vai fazer acontecer. Equipes motivadas e cientes do que devem fazer, como deve ser feito, como atender os clientes e como prevenir problemas são essenciais para você alcançar seus objetivos.
Se você estiver começando sozinho, então você é sua equipe. Treine-se! Aprenda constantemente sobre todos os aspectos do seu negócio. Se o empreendimento for bom, a empresa deverá crescer, você terá de contratar funcionários e saberá como treiná-los nos aspectos mais importantes do seu negócio.
Se você já estiver numa fase de reestruturação, vale a mesma premissa: funcionários motivados e treinados são fundamentais.
Inovação tem que fazer parte do DNA da sua empresa. Para que isso realmente aconteça, o treinamento constante da equipe é fundamental.
Depois dessas considerações gerais, você tem que saber diferenciar o que são os serviços de recrutamento e seleção e o que são os serviços do departamento de pessoal do escritório que você vai contratar. Então, vamos lá.
Recrutamento e seleção é uma atividade que poderá ser realizada de duas maneiras:
Após você ou a agência de empregos/RH ter feito o recrutamento e seleção, as informações do candidato escolhido devem ser enviadas ao departamento de pessoal do seu escritório de contabilidade.
Lembrando que tem um monstro novo no pântano, chamado e-social. O e-social é um projeto do Governo Federal, que começou a ser implantado gradativamente em 2014, tendo sofrido alguns atrasos na implementação, mas, que a partir de 2018, deverá estar em pleno vigor. A partir do dia 1º de janeiro de 2018, só para o empregador com faturamento em 2016 acima de R$78 milhões. A partir de 1º de julho de 2018, para os demais empregadores. Ou seja, a partir dessa data o monstro e-social vai devorar todo empresário que não estiver preparado para enfrentá-lo. Lembre-se que esse monstro obedece ao Governo brasileiro que, por sua vez, como já disse, não tem dó de ninguém. A filosofia do Governo é darwinista: somente aquelas empresas e empresários adaptáveis às mudanças é que sobreviverão.
Para quem quiser saber mais detalhes, sugiro os seguintes links:
- Portal oficial: http://portal.esocial.gov.br/
- Cronograma: http://portal.esocial.gov.br/noticias/publicada-circular-caixa-761-2017
Você, enquanto empresário, deverá estar preparado para:
- Controlar a jornada de trabalho de seus empregados, por meio de um sistema de ponto eletrônico ou planilha;
- Controlar férias, licenças, folgas e outros afastamentos em geral;
- Planejar demissões e rescisões de contrato de trabalho;
- Contratar uma empresa para prestar serviços de Medicina e Segurança do Trabalho;
- Controlar os benefícios, obedecendo à convenção coletiva do sindicato e à legislação trabalhista;
- Elaborar uma Política Interna da empresa e informar constantemente aos empregados;
- Organizar o prontuário de cada empregado, arquivando todos os documentos de cada um em ordem cronológica;
- Organizar o arquivo de todos os documentos e mantê-los guardados de acordo com o tempo estabelecido na legislação trabalhista e previdenciária. Por prudência, costumamos orientar para guardar “para sempre + 3 dias” (risos).
Puxa! Mas, se contratei o escritório de contabilidade, o que o departamento de pessoal realmente faz?
Em primeiro lugar, o chamado DP vai lhe orientar para que sua empresa siga corretamente as regras previstas na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), bem como aquelas referentes à Previdência Social, PIS, FGTS e outras normas legais aplicáveis às relações entre o empregador/empresa e seus empregados. Inclusive quanto ao e-social.
Com todas essas informações que você envia ao departamento de pessoal, então são executados os seguintes serviços:
- Registro de admissão do empregado, com as devidas anotações na carteira de trabalho;
- Elaboração e cálculos da folha de pagamento mensal e de pró-labore;
- Elaboração e cálculos das guias de recolhimento dos encargos sociais (INSS, FGTS), contribuições sindicais e imposto de renda;
- Cálculo das férias de cada funcionário;
- Acompanhamento das convenções coletivas de cada sindicato;
- Acompanhamento e atualização da tabela de imposto de renda;
- Cálculo da rescisão do contrato de trabalho;
- Representação do empregador nas rescisões dos contratos de trabalho.
Top Dica 4 – Departamento Fiscal
Começo citando dois trechos do artigo “O emaranhado tributário”, de autoria do competente e tão reconhecido Ives Gandra da Silva Martins, publicado na Folha de São Paulo em 23 de julho de 2008 e que se mantém cada vez mais atual neste “país tropical abençoado por Deus e bonito por natureza”, onde nós, brasileiros, em 2017, trabalhamos até um terço só para pagar impostos (de acordo com informação do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação – IBPT, publicada pelo site infomoney: http://www.infomoney.com.br/minhas-financas/impostos/noticia/6606771/ate-esta-sexta-feira-brasileiro-trabalhou-para-pagar-impostos-diz.
Vamos ao texto do Ives.
Se alguém disser que conhece perfeitamente a legislação tributária brasileira, podendo assegurar, com precisão, a interpretação do direito vigente, ou é um gênio ou um mentiroso. Nos meus 50 anos de exercício profissional, principalmente na área fiscal, não encontrei nenhum gênio, embora tenha convivido com muitos talentos. Entre eles, ressalto os formuladores do Código Tributário Nacional – diploma que resiste ao tempo -, juristas que serviam ‘pro honore’ ao poder público.
É exatamente o trabalho desses doutrinadores, da época em que grandes causídicos eram convidados a elaborar leis fiscais, que representa a parte estável do sistema brasileiro.
Atualmente, o País não tem mais essa qualidade legislativa. São os ‘regulamenteiros’ que produzem até mesmo as emendas constitucionais, todos eles membros do poder público e com a visão empanada, por terem que gerar receitas para uma máquina esclerosada, que não para de crescer e da qual são diretos beneficiários.
Ives Gandra continua:
“O foco do presente artigo, todavia, é realçar a complexidade da legislação tributária. Pouco faz o fisco para simplificá-la ou torná-la mais clara. Dificulta ao máximo a vida do contribuinte, com exigências burocráticas que levam, segundo o Banco Mundial, a uma perda média, por parte do empresariado brasileiro, de 2.600 horas/ano para administrar tributos, contra 105 horas do alemão.”
Por que começo com essas duas citações? Porque o objetivo deste artigo é lhe dar dicas para a excelência na gestão de sua empresa, então, você tem que estar muito consciente quanto a estes dois pontos:
- A pesada carga tributária brasileira é o maior monstro do pântano e ele é difícil de ver. Quando você o enxergar de perto, está morto. Será tarde demais.
- Além da carga em si, isto é, além de pagar muito imposto, você terá que cumprir um monte de regras, entregando as famigeradas “obrigações acessórias”, que não são impostos, mas, se não forem entregues no prazo e na forma previstos em Lei, resultarão em multa (lembre-se do que eu disse na Top Dica 2: o Governo coloca essa palavra de “caráter motivacional” para impor aos empreendedores e empresas as regras do jogo, que o próprio governa cria e altera ao seu bel prazer).
Você poderá argumentar: “Pago o escritório de contabilidade justamente para isso. Regras tributárias, trabalhistas e conceitos contábeis não me interessam”. Sinto informá-lo, mas, essa maneira de ver as coisas somente vai lhe atrapalhar. Esse pensamento é o primeiro passo no caminho de começar a ter problemas que poderiam ser evitados. Pensar assim seria como dizer: “Pago meu personal para ele saber sobre musculação, alongamento e exercícios aeróbicos. Isso não é problema meu”. É sim. Você terá obrigatoriamente que fazer sua parte, senão não conseguirá os resultados que deseja.
Inventei essa analogia com a academia/personal, pois acho muito interessante a conclusão que podemos chegar. Vamos ver?
- A) Você decide que vai fazer academia e contrata um personal;
- B) Paga todos os meses a mensalidade da academia e os honorários do personal;
- C) Mas, é você quem faz tudo! Os aparelhos estão ali, parados, sem vida. O personal explica, incentiva, corrige, mas, os resultados dependem 100% da sua determinação em fazer os exercícios, em seguir as orientações. Depende de sua atitude. Você faz porque quer alcançar seus objetivos, realizar seu sonho. Seja emagrecer ou correr uma maratona.
A conclusão a que me referi é que no caso academia/personal você tem plena consciência que sua participação é obrigatória e fundamental para você alcançar os resultados que você quer. Na relação empresa/empreendedor e escritório de contabilidade é exatamente a mesma coisa.
Pergunto: então por que o relacionamento com seu escritório de contabilidade não seria assim? Estou falando genericamente, mas, nos 18 anos na carreira contábil, ouvi muitas vezes as mesmas afirmações dos clientes, que posso resumir assim: “Mas, desse jeito, eu estou trabalhando para o escritório! Vocês que têm que fazer esse trabalho. É por isso que eu pago todos os meses”.
Por favor, leitor, independentemente de estar apenas iniciando ou pensando em iniciar seu negócio, ou se você já tem uma empresa há vários anos, o objetivo aqui não é uma crítica vazia, condenando o empreendedor, ou exigindo que ele faça o trabalho dos escritórios de contabilidade. É um alerta, uma conscientização sobre o cenário real, onde a participação do dono da empresa é a diferença entre o sucesso e o fracasso.
Todas as informações e documentos são responsabilidades da empresa. Significa dizer que, no relacionamento entre empresas e escritórios de contabilidade, o fornecedor é o próprio cliente. Explico-me melhor: é o cliente quem fornece todas as informações e documentos ao seu escritório de contabilidade. Então, ao escritório, caberá a responsabilidade técnica de usar essas informações e documentos corretamente, cumprindo as regras da legislação em vigor. Legislação essa, diga-se novamente, que é confusa e vive em constante estado de mudança. Acrescente a isso que, na Lei, não existe separação entre quais são as obrigações do empresário e sua empresa, e quais são as obrigações do escritório de contabilidade que você contratou.
A Lei só prevê que a contabilidade é obrigatória. O Governo brasileiro, quando faz leis, simplesmente ignora que todas as obrigações que serão exigidas da empresa, na realidade, serão executadas pelos escritórios de contabilidade. É claro que tem uma Volkswagen, uma Sony, uma Vale do Rio Doce, um banco Bradesco. Eles vivem em outro mundo, pois, têm uma estrutura interna para fazer toda a contabilidade, apuração fiscal e folha de pagamento. A realidade que lhes mostro aqui é dos bares, restaurantes, padarias, pequenas indústrias, empresas familiares, ou então profissionais como, por exemplo, nutricionistas, professores, engenheiros, arquitetos, corretores. Nenhum deles pode contratar um contador só para si, pagando R$4.600,00. Não há outra opção a não ser contratar um bom escritório de contabilidade. Mas, nessa situação, o empresário terá de fazer a parte dele.
Especificamente com relação aos aspectos fiscais, é fundamental que a empresa:
Ufa! Se você acha que não conseguirá fazer tudo isso, fale com seu escritório. A boa comunicação é essencial. Repito: o Governo não tem dó de ninguém. Nem das empresas e empresários nem dos escritórios de contabilidade e seus contadores. O Governo quer arrecadar os tributos. Quer a grana. E só.
Top Dica 5 – T.I.
Por fim, chegamos à Tecnologia da Informação, que está presente em todas as áreas da vida profissional e pessoal. O mundo virtual é tão importante quanto o mundo real, basta citar o caso da nota fiscal eletrônica, na qual o documento fiscal é um arquivo eletrônico: XML, esse é o nome dele. Vou falar um pouco dessa revolução, que mudou completamente o relacionamento entre o fisco e as empresas.
A NF-e teve seu início somente para venda de produtos ou, conforme a linguagem fiscal, circulação de mercadorias. Mas, depois se estendeu para a prestação de serviços.
No site “Portal Tributário” encontrei esse resumo interessante:
“O Ajuste SINIEF 7/2005 instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE. Considera-se Nota Fiscal Eletrônica o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar operações e prestações, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador.” ( Júlio César Zanluca)
O grifo no texto é meu: de existência apenas digital. Isso significa dizer adeus às antigas notas fiscais em papel, que sempre existiram. A mudança é total. Foi o maior alvoroço no pântano. Muitas espécies de empresas quase entraram em extinção, algumas foram extintas e outras se reinventaram. O mesmo vale para os escritórios de contabilidade. Posso afirmar, sem sombra de dúvida, que, no período de 2005 a 2015, tivemos que reaprender como fazer contabilidade e apuração de impostos no Brasil. Partindo do marco zero. Consequentemente, tivemos que reaprender o que é ser empresário no Brasil.
Nesse novo (não tão novo assim) e mutante (sempre mutante) cenário, segurança da informação é o alicerce de toda empresa/empresário/escritório de contabilidade. Segurança da informação deve ser encarada como uma despesa com seguro. Você espera nunca precisar usar, mas, se algo der errado, você continua sua vida sem grandes transtornos.
Não vou abordar aqui todos os diferentes tipos de ataque que podem acontecer, como, por exemplo: malware, virus, phishing, worm etc. Prefiro colocar uma lista com o que considero as principais ações preventivas, que proporcionem maior tranquilidade e segurança para você e sua empresa.
Faça Back up
A situação ideal é fazer um backup na nuvem e outro em algum dispositivo móvel, normalmente um HD externo, que terá memória suficiente para armazenar todas as informações da empresa.
Importante você planejar a periodicidade do backup e cumpri-la religiosamente. Em nosso escritório, os backups são diários e acredito que essa seja a melhor opção. A palavra-chave aqui é prudência.
Use antivírus
Escolha um antivírus que se adapte ao seu sistema. Existem vários disponíveis no mercado, com versões gratuitas e versões pagas.
Mantenha atualizados os softwares e aplicativos
Parece bobagem, mas, é fundamental manter softwares e aplicativos atualizados. Em minha opinião, a única exceção que faço é com relação à atualização do Java – software presente em quase todos os ambientes virtuais. Por que essa exceção? Porque, muitas vezes, a atualização do Java pode conflitar com o software do seu banco, da Receita Federal do Brasil e por aí vai. Então, minha dica é atualizar o Java somente se o seu banco solicitar, evitando a possibilidade de algum conflito que acabe impactando negativamente no seu internet banking.
Guarde suas senhas
Dica óbvia. Porém, o óbvio, muitas vezes, escapa do nosso olhar, pois, como empreendedores iniciando o negócio, ou como empresários reestruturando suas empresas, ou ainda como contadores, temos que prestar muita atenção no pântano criado pelo Governo, com sua burocracia e seus bichos peçonhentos. Senão… Diante disso, ainda que a dica seja óbvia, ela se faz necessária.
A pergunta aqui é como guardar. A resposta (óbvia também) é: guarde do jeito que você se sentir mais tranquilo. Pode ser um arquivo nas nuvens, pode ser no seu celular, ou até anotando em papel. O importante é guardar. Desde que sejam guardadas com segurança.
Quando se fala em segurança na área de tecnologia, é bom saber que seguimos os padrões internacionais ISO/IEC (International Organization for Standardization/International Electrotechnical Commission). Em resumo, esses padrões definem que a informação digital deve ter, conforme a Endeavor Brasil:
Confidencialidade: é a garantia de que a informação é acessível somente por pessoas autorizadas a terem acesso.
Integridade: é a preservação da exatidão da informação e dos métodos de processamento.
Disponibilidade: é a garantia de que os usuários autorizados obtenham acesso à informação, bem como aos ativos correspondentes, sempre que necessário.
Autenticidade: é a propriedade que garante que a informação é proveniente da fonte anunciada e que não foi alvo de mutações ao longo de um processo.
Irretratabilidade: trata-se da garantia de que será impossível negar a autoria em relação a uma transação anteriormente feita.
Conformidade: é a propriedade que assegura que o sistema deve seguir as leis e os regulamentos associados a esse tipo de processo.
Você pode ver mais detalhes em: https://endeavor.org.br/seguranca-informacao/
Chegando aos finalmentes
Para concluir, sem pretensão alguma de esgotar os assuntos aqui tratados, fica a dica aos empreendedores iniciantes, empresários reestruturando seus negócios e contadores: o pântano burocrático-tributário está mudando rapidamente e o ecossistema empresarial mais rapidamente ainda. Quem quiser sobreviver e prosperar terá que adotar a inovação constante como regra. O aprendizado é sem fim. O que era um bom negócio em pouco tempo já não será mais. Mundo mutante. Pântano perigoso. Inteligência artificial em ação, prometendo nova revolução. Nesse cenário desafiador, o que nos resta é a certeza de que a única coisa permanente é a mudança, como já dizia, por volta de 540 anos antes de Cristo, o filósofo Heráclito, conhecido como o “pai da dialética”.
Dito de outra forma: demorou 2.500 anos para nós sabermos o que já era sabido, ou seja, temos que respirar fundo e reinventar nossas vidas a cada momento.
Flávio Buzaneli Júnior é administrador de empresas, advogado e contador. Atuou 12 anos como publicitário. É pós-graduado em Marketing pela ESPM. Desde 2.000 trabalha na Flávio Buzaneli Serviços Contábeis.
