Quando digo terceirizar, neste contexto, quero dizer: contratar um escritório de contabilidade para realizar as tarefas referentes ao departamento pessoal, à escrituração fiscal e contabilidade. Basicamente são essas as atividades que se repetem mensalmente.
Os escritórios de contabilidade também fazem os procedimentos de abertura e encerramento de empresa, bem como as alterações contratuais, quando necessárias.
Além das atividades que se repetem mensalmente – dependendo das características de sua empresa e do regime tributário em que ela está enquadrada – vale lembrar que existem as famosas obrigações acessórias, que são declarações que devem ser entregues aos entes fiscais, sendo que a grande maioria delas é exigida pela RFB: Receita Federal do Brasil.
No site do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, vocês podem ver que obedecer a legislação tributária brasileira não é tão fácil como alguns querem fazer parecer. Mesmo com a tal da inteligência artificial.
Segue o trecho que quero destacar:
“A complexidade tributária no Brasil, segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), envolve cerca de 63 tributos e 97 obrigações acessórias – conjunto de documentos, registros e declarações utilizadas para o cálculo dos tributos e que precisam ser enviados ao Fisco dentro de prazos pré-estabelecidos sob pena de multa, provenientes de 27 estados e mais de cinco mil municípios com legislações diferentes.
Além disso, estima-se que cada empresa tem que seguir atualmente mais de 3.790 normas, o equivalente a 5,9 quilômetros de folhas impressas em papel formato A4, ainda de acordo com o IBPT. A cada dia, uma média de 30 novas regras ou atualizações tributárias são editadas no país. A cada hora, mais de uma nova norma tem que ser seguida ou levada em conta no cálculo dos impostos.
Então, vamos às 3 dicas:
1) Escolha um escritório com experiência
Hoje em dia tem um monte de sites de escritórios de contabilidade que oferecem um trabalho genial a preço de banana. CUIDADO! Não tem milagre. Então busque um escritório que tenha tradição, que tenha provado ao longo do tempo sua capacidade de superar as dificuldades do cenário econômico, de acompanhar as mudanças da legislação e saiba atender seus clientes com agilidade e trabalho sério. Dito de outra forma: não dá para viver em estado de urgência. Fazer tudo com pressa e … depois ver que tem um monte de coisa errada. Tem pendências, multas…
Então, escolha um escritório que seja seu parceiro e o ajude a organizar sua empresa, cumprindo as regras da Lei. Isso vale para quem vai começar seu negócio, bem como para quem quer reestruturar a empresa.
2) Escolha um escritório que invista constantemente em tecnologia
De nada adianta o escritório de contabilidade ter tradição e um excelente trabalho se não estiver constantemente investindo em tecnologia: sem tecnologia atualizada não tem como ter sucesso na terceirização da contabilidade. Cada vez mais tem que se digitar menos. O software da empresa e o do escritório praticamente são uma coisa só. Devem se integrar perfeitamente, facilitando o dia a dia e economizando tempo.
3)Invista bastante na gestão de sua equipe
É fundamental você investir tempo na gestão e motivação de sua equipe para alinhar todos os procedimentos com seu escritório de contabilidade. Por que? Porque é natural em todos nós que haja uma resistência às mudanças.
– “Xiii, vai terceirizar a contabilidade. Não vai dar certo…”
– “Será que vou perder meu emprego? Melhor deixar tudo como está”.
– “Quero fazer do meu jeito”.
– “O escritório de contabilidade tem muitas regras. É difícil para mim me adaptar”.
– “Vou ter que aprender a usar um novo software. Não tenho tempo, vivo cheio de serviços”.
E tantas outras objeções que as pessoas criam, para não sair de sua zona de conforto. Ao longo do tempo, colecionamos uma série de depoimentos de proprietários de empresas pequenas, médias e grandes, onde se vê claramente que a própria equipe da empresa boicotou o projeto de terceirização da contabilidade. Por medo, por desconhecimento, ou por simplesmente não querer mudar a forma de trabalhar.
O resumo da situação é: para ter sucesso na terceirização da contabilidade, motive seus funcionários e avalie as reais necessidades de sua empresa. Feito isso, escolha um escritório de sua confiança, seguindo as duas primeiras dicas.
Espero que este post seja muito útil na sua tomada de decisão.
Flávio Buzaneli Júnior é administrador de empresas, advogado e contador. Atuou 12 anos como publicitário. É pós-graduado em Marketing pela ESPM. Desde o ano 2000, trabalha na Flávio Buzaneli Serviços Contábeis.
