A emissão de notas fiscais é uma dúvida bastante recorrente entre empresários de diferentes setores. Indispensável para comprovar a transação de compra e venda de produtos e serviços, ela deve ser emitida em situações específicas e dentro do que regem as normas.
Para não incorrer em erros, é essencial conhecer muito bem os tipos de notas fiscais e quais as exigências legais para a emissão de cada uma delas. Siga a leitura deste post e saiba mais sobre emissão de notas fiscais!
O que é uma nota fiscal?
A nota fiscal é o documento que comprova a realização de uma transação comercial como a venda de um produto ou a prestação de um serviço. Ela é fundamental para as empresas esclarecerem os impostos que incidem sobre suas operações, tornando mais simples a fiscalização pelas autoridades responsáveis.
Deixar de emitir nota fiscal é considerado sonegação fiscal, um crime que pode trazer sérias consequências às empresas. Por isso, a emissão de notas fiscais é uma atividade obrigatória, prevista na Lei nº 8.846/94.
Por que fazer a emissão de notas fiscais?
A emissão de notas fiscais comprova a legalidade das operações, a regularização dos tributos destinados ao governo e a legalidade das mercadorias. Todos esses são benefícios indispensáveis para que os estabelecimentos tenham mais credibilidade, assegurando a boa qualidade e procedência dos itens e a garantia dos produtos vendidos.
Emitir notas fiscais também pode servir para atrair mais clientes, pois eles entendem que a sua empresa é séria e está comprometida em seguir a lei, além de melhorar o nível de atração perante investidores.
A nota fiscal funciona, ainda, como um comprovante de compra que ajuda os consumidores a requisitarem serviços de garantia ou de troca e devolução de mercadorias.
Para os empresários, esse documento ajuda a ter um controle maior na entrada e saída dos produtos, impostos pagos, valores pagos pelos clientes, entre outras informações contábeis importantes.
Quais são os tipos de notas fiscais e quem deve emiti-las?
Por lei, todas as trocas comerciais de produtos ou serviços devem ser regulamentadas pelas notas fiscais. Com a chegada da nota fiscal eletrônica, determinadas indicações passaram por mudanças. Para lhe ajudar, separamos as principais notas fiscais.
Nota Fiscal Eletrônica de Venda de Produto (NF-e)
Essa nota fiscal registra a operação de faturamento e venda de produtos. Por isso, ela está relacionada à cobrança do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e ICMS (Imposto de Mercadorias e Serviços). A emissão da NF-e está vinculada à Secretaria da Fazenda de cada estado.
Além de emitir a NF-e, é preciso garantir que, na entrega do produto, seja enviado o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é o documento digital e exigido por lei, o qual contém todas as informações da Nota Fiscal Eletrônica, inclusive a chave de acesso, a qual possibilita que o cliente consulte as informações online e acompanhar a mercadoria em trânsito.
Quando for emitir essa nota, será preciso informar dados do emitente e do destinatário, detalhamento dos produtos e outros.
Esse modelo é voltado para a venda de produtos físicos, tanto por e-commerces como por lojas físicas.
Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)
Essas notas, como o nome indica, registram as operações de serviço. A NFS-e é usada para a prestação de serviços seja no ambiente online como no offline. O modelo também é muito usado por clínicas médicas ou veterinárias, academias, escolas, consultorias e outros.
A NFS-e deve ser gerada na prefeitura da cidade onde o serviço foi prestado e é preciso constar a descrição e identificação dos serviços prestados.
Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e)
É o tipo de nota que veio para substituir o cupom fiscal muito usado em lojas físicas e por vários comerciantes. Essa nota é emitida pela Sefaz e é uma alternativa bastante prática, pois a emissão é realizada pela internet, reduzindo a quantidade de papéis usada.
Nota Fiscal Complementar (NF-e Complementar)
É emitida quando necessita-se acrescentar dados e valores que não foram originalmente informados no documento fiscal.
A legislação define essa possibilidade em casos como exportação (se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na NF), na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação ou na quantidade de mercadoria e para lançamento de imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal.
Essa NF-e corresponderá à diferença de valor, imposto ou quantidade e é preciso declarar o motivo da sua emissão, além de referenciar a nota fiscal original.
Nota Fiscal de Compra
Também conhecida como Nota Fiscal de Entrada é o documento que comprova a movimentação de mercadorias recebidas. Dessa forma, tanto o fornecedor quanto o comprador tem responsabilidade de emitir essa nota.
Esses documentos fiscais devem ser escriturados no livro de registro de entradas. Os registros precisam ser feitos em ordem cronológica e agrupados de acordo com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).
Nota Fiscal de Devolução
Essa nota serve para anular as operações de compra ou venda, inclusive referente aos impostos. Por isso, ela deve ser emitida da mesma maneira que a nota fiscal de origem foi realizada.
Você poderá emitir a nota fiscal de devolução de compra ou a nota fiscal de devolução de venda. O primeiro caso deve ser usado quando o fornecedor encaminhar o produto comprado e o item chegar com defeito de fabricação ou outros problemas – e for necessário realizar a devolução da compra.
Já o segundo caso deve ser emitido quando o destinatário de uma venda não aceita o produto enviado, então será preciso realizar a emissão da devolução de venda.
Outras Notas Fiscais
Além dessas, ainda existem outras notas fiscais, como:
- exportação: devem ser emitidas quando seu cliente estiver localizado no exterior;
- remessa: nota que simplifica o controle de movimentação de mercadorias e permite comprovar a origem da carga em caso de fiscalização da Receita. Alguns exemplos são: amostra grátis, brindes, doações, conserto, consignação etc.;
- retorno: usada no acompanhamento de mercadorias ou bens, com tributação diferenciada dependendo da operação que será realizada. A nota pode ter o objetivo de saída ou chegada do material da sua empresa. Alguns exemplos: comodato, conserto, consignação, feira, venda fora do estabelecimento etc.;
- venda consignada: caso ocorra a venda efetiva de mercadoria para o consignatário, o consignante deverá emitir uma Nota Fiscal de Venda por Consignação.
Como você viu, a emissão de notas fiscais é um assunto extremamente importante e que deve ser feito com bastante cuidado, seguindo os preceitos e orientações legais, evitando problemas. Por isso, contar com a ajuda de um contador é essencial, tanto para a emissão como para o controle dessas notas.
Gostou de saber mais sobre a emissão de notas fiscais? Entre em contato e saiba como podemos lhe ajudar!
