Mais conhecido como DP, o departamento pessoal é a área dos recursos humanos que realiza o controle e a gestão legal e tributária dos colaboradores de uma empresa.
O departamento pessoal, portanto, tem um papel mais analítico e técnico e, por isso, gerenciá-lo corretamente é crucial para que a empresa consiga obter bons resultados. Quer dicas de como fazer isso? Siga a leitura!
Departamento pessoal: o que é e quais são suas funções?
O Departamento Pessoal é a área especializada em gerenciar os funcionários da empresa. É ele o responsável pelos processos burocráticos e pelas relações trabalhistas do empregador.
Então, basicamente, podemos compreender que o DP é o setor responsável por assegurar que as leis trabalhistas sejam devidamente seguidas pela empresa. Algumas das suas funções são:
- Cumprimento das leis trabalhistas, evitando processos que podem comprometer o financeiro e a imagem da empresa;
- Facilitar o contato com os órgãos públicos, fazendo a intermediação entre eles e a empresa, garantindo que a organização cumpra todas as normas e não enfrente problemas com os órgãos públicos;
- Realizar diferentes etapas do gerenciamento dos colaboradores, como: admissão, exame admissional, folha de pagamento, negociação de salários, férias, benefícios, licenças, apuração do registro de ponto, pagamento do 13º salário, pagamento de comissões, escala de horários, rescisão etc.;
- Produzir avaliações de performance, treinamento e capacitação e gestão de contratos e relações de trabalho;
- Fazer as relações com o pessoal, se comunicando com os colaboradores em diferentes níveis;
- Entre outras.
Como gerenciar e aprimorar seu departamento pessoal?
Já deu para perceber que o departamento pessoal tem uma importância muito grande dentro de qualquer empresa, não é? Por isso, separamos algumas dicas essenciais para aprimorar essa área no seu negócio.
Padronização e organização dos arquivos
Em qualquer empresa, o DP precisa lidar com uma série de documentações. Se não houver cuidado com esses itens, a empresa poderá ter de arcar com um passivo trabalhista. Então, é fundamental se atentar a organização dentro do seu setor.
Assim, você reduz as chances de perder documentos dos seus colaboradores – situação que pode acontecer por diversas causas como furto, excesso de papelada, incêndio etc.
A padronização dos arquivos físicos e digitais ajuda a encontrar tudo o que você precisa rapidamente e evita que arquivos sejam nomeados erroneamente, por exemplo.
Além disso, com a correta padronização, é possível consultar ou enviar documentos mais rapidamente.
Essa organização deve abranger aspectos como: formatação dos arquivos, categorização e classificação de documentos, padronização de rotinas de uso, métodos de conservação etc. Porém, o principal é criar procedimentos de controle para o registro de entrada e saída de documentos.
Ferramentas e softwares de gestão
Precisando gerenciar o departamento pessoal da sua empresa de forma organizada, prática e rápida? Algumas ferramentas de gestão são capazes de ajudar e simplificar esses processos.
Com um bom software de gestão, você conseguirá automatizar uma série de atividades, tornando seus processos mais dinâmicos. Outra vantagem é que essas tecnologias apresentam um compilado de dados em gráficos, tabelas e formulários, tornando mais simples a visualização e o trabalho do DP mais eficiente.
Outras tecnologias podem ajudar seu dia a dia, como o controle de ponto automatizado, o uso da inteligência artificial e big data no recrutamento e seleção, entre outras.
Otimização de processos
A otimização de processos torna o departamento pessoal mais eficiente. Para isso, avalie a rotina e os processos com frequência, identificando os pontos fortes e fracos, percebendo os pontos de desperdício de recursos e de tempo.
Tendências e metodologias
A melhoria deve ser uma busca constante do departamento de pessoal. Por isso, essa é uma área em constante modernização.
Assim, é importante que o DP da sua empresa acompanhe as principais tendências da área e busque incorporar aquilo que poderá ser útil as suas rotinas de trabalho, por exemplo, novas tecnologias, métodos, técnicas de recrutamento ou de organização.
Não se esqueça de acompanhar a concorrência, verificando sempre quais são as práticas mais aplicadas no seu setor, evitando ficar para trás no quesito inovação.
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