A gestão contábil, embora não seja algo exatamente novo, ainda deixa muitos empresários com dúvida – e parece distante da realidade de várias empresas. A verdade é que muitos gestores ainda veem a contabilidade como um “mal necessário”, apenas como uma cumpridora de obrigações impostas pelo governo.
Há tempos, a contabilidade deixou de ter apenas esse papel burocrático – e tem se tornado uma parceira importante, oferecendo informações valiosas para a tomada de decisão estratégica e para a diferenciação das empresas no mercado.
Se você ainda não realiza a sua gestão contábil como deveria, veja as dicas que separamos!
O que é gestão contábil e qual sua importância?
A gestão contábil é aquela área destinada à administração das rotinas, das informações, dos registros e dos documentos que referem-se à situação financeira e patrimonial de uma empresa.
A área, como explicamos na introdução, se ocupa tanto da parte operacional, como estratégica. No que tange ao quesito operacional, muitos gestores já conhecem suas ações, como: formalização dos negócios, emissão de guias de pagamento, apuração de impostos, emissão de notas fiscais, gerenciamento da folha de pagamento, envio das demonstrações contábeis etc.
Na parte estratégica, o contador trabalha ao lado da gerência, oferecendo informações, dados e relatórios importantes que revelam como está a saúde financeira do negócio, ajudam a desenvolver planejamentos mais elaborados, oferecem uma compreensão mais aprofundada dos custos de produção, melhoram a precificação e orientam a tomada de decisão estratégica, fazendo com que a empresa consiga crescer de modo sustentável a longo prazo.
Diante disso, é claro, a gestão contábil se torna extremamente importante em negócios de qualquer ramo e porte. Pois, ao ter a parte operacional bem organizada e funcionando adequadamente, e a parte estratégica com dados e informações pertinentes, seu negócio consegue funcionar adequadamente, com um bom controle orçamentário e uma previsão acertada de crescimento, se destacando no seu mercado.
Como otimizar a gestão contábil na minha empresa?
Já está convencido de que a gestão contábil é crucial para qualquer empresa? Nós separamos algumas dicas importantes para organizar e otimizar esse setor. Confira.
Seja organizado
A organização é extremamente importante para a sua gestão contábil e também financeira. Afinal, é preciso saber quais são os documentos mais importantes e onde eles estão arquivados.
Além disso, quando o assunto é a parte fiscal, essa organização é ainda mais valiosa, mantendo as notas fiscais em dia e toda a documentação necessária para desenvolver os diferentes balancetes e documentos para o Fisco. Sem essa organização, sua gestão contábil se tornará um verdadeiro caos, aumentando as chances de erros.
Por isso, o ideal é ter uma política de documentação das rotinas contábeis, com uma ferramenta de gestão de tarefas. O que for possível digitalizar, vale a pena, arquivando esses documentos nas versões digitais em servidores na nuvem.
Controle do fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma das ferramentas mais básicas da gestão financeira – e que fornece informações cruciais para outros inúmeros relatórios e para diversas análises.
Por isso, é muito importante que você o faça religiosamente e tenha bastante cuidado com ele. O fluxo de caixa consiste em registrar todas as entradas e saídas da sua empresa dentro de um determinado período de tempo. O mais indicado é que esse registro seja feito diariamente, evitando o risco de esquecimentos e incongruências.
Quando você consegue controlar seu fluxo de caixa, tem dados reais do seu negócio para fazer projeções e entender como serão os próximos meses em volume de vendas, se planejando antecipadamente para períodos de baixa e mantendo o faturamento em dia.
Terceirize os serviços contábeis
Muitos gestores acabam tentando realizar todas as tarefas da empresa – e isso também ocorre com a contabilidade. Porém, como este é um setor bem específico e com muitas nuances, podem acontecer vários erros, fora o fato de você, como gestor, acabar sobrecarregado e sem tempo para investir energia na sua própria empresa.
Por todos esses pontos, a terceirização é a melhor alternativa. Escolha um parceiro contábil de confiança, acostumado a lidar com o seu setor e tipo de empresa e que possa lhe assessorar em diferentes momentos.
Dessa forma, você terá a certeza de que a contabilidade da sua empresa estará em dia e terá mais tempo para cuidar do gerenciamento do seu negócio.
Conheça os deveres da sua empresa
Mesmo terceirizando a contabilidade, ainda é preciso que você conheça quais são os deveres da empresa – para poder cobrar essas ações do seu parceiro contábil.
Isso significa manter a documentação exigida pelo contador sempre organizada, entender quais são os principais tributos que recaem sobre a sua atividade, compreender quando esses tributos devem ser pagos e manter um bom relacionamento com o escritório de contabilidade.
Se você contar para o seu contador como é a sua empresa, quais são seus principais desafios, os planos e metas para o futuro, entre outras características, certamente ele poderá lhe ajudar muito melhor, então não tenha medo de fazer dessa relação uma verdadeira parceria.
Use a tecnologia a seu favor
Muitos escritórios contábeis estão bastante tecnológicos – e se você aliar essas soluções à sua empresa, conseguirá ter uma comunicação ainda mais simples e ágil com o parceiro.
Os softwares de gestão contam com módulos destinados à contabilidade, nos quais você consegue organizar a documentação e também enviá-la diretamente ao contador, integrando processos e estabelecendo um fluxo de informações constante e eficaz.
Realize reuniões periódicas de acompanhamento
Como saber se o parceiro contábil realmente tem realizado os processos estipulados da melhor forma possível? A maneira mais adequada é com reuniões periódicas de acompanhamento, nas quais, inclusive, os contadores poderão lhe passar informações cruciais para que você compreenda melhor a realidade financeira da sua empresa.
Peça para as equipes terceirizadas elaborarem apresentações claras e objetivas, com um tempo médio pré-determinado para cada uma. Integre membros de outras áreas da sua empresa nessas reuniões. Assim todos os seus times saberão o que está acontecendo e as medidas que podem ser tomadas.
Colocando todas essas dicas em prática, certamente a gestão contábil da sua empresa será muito mais tranquila – e os resultados serão visíveis, especialmente em termos financeiros e fiscal.
Gostou das nossas orientações? Aproveite e se inscreva na newsletter para receber as novidades e dicas do blog diretamente no seu e-mail!
