A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes em uma empresa. E embora seja rotina em quase todos os negócios, não é incomum encontrarmos gestores com dúvidas sobre o tema.
É importante destacar que este é um documento obrigatório de acordo com o artigo 464 da CLT e o artigo 225 do Decreto 3048/1999. Se você tem dúvidas sobre como fazer a folha de pagamento corretamente, siga conosco!
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento obrigatório para efeito de fiscalização previdenciária e trabalhista. Assim, toda empresa que conta com colaboradores é obrigada a emitir a folha de pagamento de todos os funcionários, com o que já foi pago, devido e o que está creditado.
Cada empresa pode utilizar o modelo que lhe for mais conveniente, pois não há um oficial. Porém, é fundamental que a folha seja atualizada e de acordo com a realidade do negócio, descrevendo o pagamento de cada funcionário.
É importante que a folha de pagamento apresente, pelo menos:
- recibo de pagamentos, com os dados que constaram da folha relativos a cada colaborador. Este recibo é entregue a cada funcionário da companhia;
- descrição dos nomes do funcionários, com função, cargo ou serviço prestado;
- valor bruto dos salários;
- valor líquido que cada funcionário recebe;
- valor da contribuição previdenciária, descontados dos salários de cada colaborador;
- dados do empregador;
- desconto do FGTS, vales e contribuição sindical;
- número de dias trabalhados;
- valor bruto e líquido do salário;
- nome das funcionárias em gozo do salário-maternidade;
- organização dos segurados por grupos (seguro empregado, contribuinte individual, trabalhador avulso etc.).
Importância
A folha de pagamento é essencial para o controle financeiro da empresa, afinal, é por este documento que ela comprova a realização do recolhimento do INSS e demais impostos, além do pagamento dos salários, verbas trabalhistas e benefícios.
Quem pode fazer folha de pagamento?
O setor de contabilidade é o responsável por realizar a folha de pagamento das empresas. Porém, para realizá-la, será preciso dos dados e informações do setor de RH.
Assim, a partir da troca de informações, o setor contábil transformará todos os fatores envolvidos na relação trabalhista em valores numéricos, expressos por códigos, referências e percentuais.
Mesmo quem não é especialista precisa entender como funciona a folha de pagamento, para conferir se está tudo ok no seu negócio.
Como fazer folha de pagamento?
Para lhe ajudar a fazer a folha de pagamento, montamos um passo a passo simples. Confira.
Passo 01: classifique o funcionário
O primeiro passo para fazer a folha de pagamento é definir qual é a categoria e o cargo do trabalhador. Alguns profissionais podem pertencer a Convenções Coletivas específicas que indicam quais são as bases para o cálculo e descontos – o que pode diferenciar entre uma folha e outra.
Passo 02: analise as horas trabalhadas
Depois, será preciso analisar a folha de ponto do funcionário. É nela que estão documentadas as horas trabalhadas, as horas extras, as jornadas adicionais, o descanso remunerado, os atrasos, as faltas justificadas ou injutisticadas e outras questões.
Para não errar, é fundamental ter um relógio de ponto na sua empresa, assim será mais fácil contabilizar as horas trabalhadas sem erros.
Passo 03: realize os descontos de encargos sociais e Imposto de Renda
Na folha de pagamento, precisam estar contabilizados os descontos relativos ao INSS (assegurando os benefícios mensais na aposentadoria do funcionário) e outros encargos sociais, como o FGTS.
Com base nesse cálculo, é realizado o desconto do Imposto de Renda.
O FGTS tem um valor mensal de 8% do salário do colaborador e a empresa precisa depositar mensalmente essa quantia. Então, esse valor não pode ser descontado do trabalhador. O valor será usado pelo empregado em caso de demissão sem justa causa, doenças graves, desastres naturais ou para compra de imóveis.
Embora não seja um desconto em folha, essa informação referente ao depósito precisa estar presente na folha de pagamento, resguardando o colaborador e a empresa.
Passo 04: faça a dedução de benefícios legais
Os benefícios legais são, por exemplo, vale-refeição, vale-transporte, plano de saúde e contribuição sindical. Qualquer desconto legal precisa estar presente na folha de pagamento.
Passo 05: separe o salário bruto do líquido
Também será preciso saber separar o salário bruto do salário líquido. Caso não haja essa separação, a empresa não saberá o valor devido e não fará os descontos obrigatórios sobre o salário do funcionário.
O salário bruto é o valor total, desconsiderando os descontos, como IR, INSS e VT. Já o salário líquido é aquele que o profissional tem direito a receber no fim do mês, com todos os descontos especificados no documento.
Assim, é fundamental fazer essa distinção, evitando realizar pagamentos indevidos.
Como não existe um modelo padrão, as empresas podem optar por aquele que melhor se adeque as suas necessidades. Embora muitas usem o método manual, ele costuma ser mais trabalhoso e requer o dobro da atenção para evitar erros.
A automatização tem sido uma alternativa interessante que ajuda as empresas a terem mais agilidade e segurança em relação aos cálculos e descontos.
Dicas para o cálculo da folha de pagamento
Apesar das dicas acima, você ainda tem dúvidas sobre como calcular a folha de pagamento? Veja as orientações importantes que separamos.
FGTS
O FGTS tem uma porcentagem fixa de 8% sobre o salário bruto do trabalhador, com exceção para o salário-família. O FGTS é de responsabilidade da empresa.
Algumas optam por fazer o pagamento em datas específicas, por exemplo a cada 3 ou a cada 6 meses, ou ainda de ano em ano. Essa prática é ilegal e você deve evitar realizá-la. Afinal, o trabalhador poderá questionar a ausência de depósitos na Justiça.
IRRF
As alíquotas do IRRF são organizadas por faixas e a base de cálculo deve ser a remuneração bruta, reduzindo o valor do INSS pago. As faixas e alíquotas são:
- Faixa 1: alíquota de 7,5% entre R$ 1.903,99 a R$2.826,65;
- Faixa 2: alíquota de 15% entre R$ 2.826,66 a R$3.751,05;
- Faixa 3: alíquota de 22,5% entre R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68;
- Faixa 4: alíquota de 27,5% a partir de R$ 4.664,69.
Quem tem dependentes, a dedução é de R$189,59.
INSS
O INSS é de responsabilidade do funcionário. Para quem tem remuneração bruta de até R$ 1.556,94, a taxa do INSS é de 8%, para quem recebe entre R$1.556,94 a R$2.594,92 a taxa é de 11%. O teto é de R$570,88 pago por quem tem renda superior a R$5.189,83.
Salário Família
O salário família é previsto apenas para pessoas de baixa renda. A base é o salário bruto. Para os trabalhadores que receberam até R$1.425,56 o valor unitário da quota por filho é de R$48,62. Ele deve ser pago por filhos de até 14 anos ou filhos com qualquer idade na condição de inválidos.
Vale-transporte
Quando for necessário, é obrigação do empregador proporcionar acesso ao transporte pelos funcionários. O valor total deve ser de 6% sobre os vencimentos, independentemente dos valores cobrados nas passagens. Isso não exclui a possibilidade de a empresa oferecer seu próprio transporte.
Vale-refeição
O vale-refeição não é obrigatório em intervalo de jornada diária. Porém, como é bastante valorizado, muitas empresas utilizam-no. Neste caso, o desconto máximo é de 20%.
Agora ficou mais fácil elaborar a folha de pagamento da sua empresa? Se estiver precisando de ajuda especializada, entre em contato conosco!
