3 dicas para terceirizar sua contabilidade com sucesso

Quando digo terceirizar, neste contexto, quero dizer: contratar um escritório de contabilidade para realizar as tarefas referentes ao departamento pessoal, à escrituração fiscal e contabilidade. Basicamente são essas as atividades que se repetem mensalmente.

 

Os escritórios de contabilidade também fazem os procedimentos de abertura e encerramento de empresa, bem como as alterações contratuais, quando necessárias.

 

Além das atividades que se repetem mensalmente – dependendo das características de sua empresa e do regime tributário em que ela está enquadrada –  vale lembrar que existem as famosas obrigações acessórias, que são declarações que devem ser entregues aos entes fiscais, sendo que a grande maioria delas é exigida pela RFB: Receita Federal do Brasil.

 

No site do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, vocês podem ver que obedecer a legislação tributária brasileira não é tão fácil como alguns querem fazer parecer. Mesmo com a tal da inteligência artificial.

Segue o trecho que quero destacar:

“A complexidade tributária no Brasil, segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), envolve cerca de 63 tributos e 97 obrigações acessórias – conjunto de documentos, registros e declarações utilizadas para o cálculo dos tributos e que precisam ser enviados ao Fisco dentro de prazos pré-estabelecidos sob pena de multa, provenientes de 27 estados e mais de cinco mil municípios com legislações diferentes. 

Além disso, estima-se que cada empresa tem que seguir atualmente mais de 3.790 normas, o equivalente a 5,9 quilômetros de folhas impressas em papel formato A4, ainda de acordo com o IBPT. A cada dia, uma média de 30 novas regras ou atualizações tributárias são editadas no país. A cada hora, mais de uma nova norma tem que ser seguida ou levada em conta no cálculo dos impostos. 

 

Então, vamos às 3 dicas:

 

1) Escolha um escritório com experiência

Hoje em dia tem um monte de sites de escritórios de contabilidade que oferecem um trabalho genial a preço de banana. CUIDADO! Não tem milagre. Então busque um escritório que tenha tradição, que tenha provado ao longo do tempo sua capacidade de superar as dificuldades do cenário econômico, de acompanhar as mudanças da legislação e saiba atender seus clientes com agilidade e trabalho sério. Dito de outra forma: não dá para viver em estado de urgência. Fazer tudo com pressa e … depois ver que tem um monte de coisa errada. Tem pendências, multas…

Então, escolha um escritório que seja seu parceiro e o ajude a organizar sua empresa, cumprindo as regras da Lei. Isso vale para quem vai começar seu negócio, bem como para quem quer reestruturar a empresa.

 

2) Escolha um escritório que invista constantemente em tecnologia

De nada adianta o escritório de contabilidade ter tradição e um excelente trabalho se não estiver constantemente investindo em tecnologia: sem tecnologia atualizada não tem como ter sucesso na terceirização da contabilidade. Cada vez mais tem que se digitar menos. O software da empresa e o do escritório praticamente são uma coisa só. Devem se integrar perfeitamente, facilitando o dia a dia e economizando tempo.

 

3)Invista bastante na gestão de sua equipe

É fundamental você investir tempo na gestão e motivação de sua equipe para alinhar todos os procedimentos com seu escritório de contabilidade. Por que? Porque é natural em todos nós que haja uma resistência às mudanças.

– “Xiii, vai terceirizar a contabilidade. Não vai dar certo…”

– “Será que vou perder meu emprego? Melhor deixar tudo como está”.

– “Quero fazer do meu jeito”.

– “O escritório de contabilidade tem muitas regras. É difícil para mim me adaptar”.

– “Vou ter que aprender a usar um novo software. Não tenho tempo, vivo cheio de serviços”.

 

E tantas outras objeções que as pessoas criam, para não sair de sua zona de conforto. Ao longo do tempo, colecionamos uma série de depoimentos de proprietários de empresas pequenas, médias e grandes, onde se vê claramente que a própria equipe da empresa boicotou o projeto de terceirização da contabilidade. Por medo, por desconhecimento, ou por simplesmente não querer mudar a forma de trabalhar.

 

O resumo da situação é: para ter sucesso na terceirização da contabilidade, motive seus funcionários e avalie as reais necessidades de sua empresa. Feito isso, escolha um escritório de sua confiança, seguindo as duas primeiras dicas.

 

Espero que este post seja muito útil na sua tomada de decisão.


Flávio Buzaneli Júnior é administrador de empresas, advogado e contador. Atuou 12 anos como publicitário. É pós-graduado em Marketing pela ESPM. Desde o ano 2000, trabalha na Flávio Buzaneli Serviços Contábeis.

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Contabilidade é Futebol

O que você precisa saber antes de trocar de escritório

Peço alguns minutos de atenção para que acompanhem este raciocínio. Então, vamos lá. Todos os times de futebol têm 11 jogadores, um banco de reservas, um técnico. Tem o árbitro e os bandeirinhas. Primeiro tempo: 45 minutos. Intervalo: 15 minutos. Segundo tempo: 45 minutos. Tem os acréscimos definidos pelo árbitro e dependendo do jogo tem a prorrogação. As mesmas regras valem para todos.

Se você, leitor, fosse em algum evento motivacional, muito provavelmente o palestrante diria que “jogar bola todo time joga, fazer gol todo mundo faz”. Ou seja: não tem o tão falado e endeusado “diferencial”. Quando o time joga e faz gol, ele não está criando nada disruptivo, não está fazendo nada diferente da concorrência. É sempre a mesma coisa! A pergunta que quero que vocês façam é óbvia: então por que tem time que é campeão, que é referência mundial, que tem craque? Esse time campeão não está criando nada novo, está apenas cumprindo as regras do jogo. E se saindo muito bem, acima da média. É por “fazer o que é normal e esperado” que conquista títulos e prestígio no esporte.

Agora, vamos usar esse raciocínio para a contabilidade. Então:

Calcular os impostos. Preencher as guias de pagamento. Elaborar todas as obrigações acessórias e entregar no prazo. Elaborar a folha de pagamento com todas as variáveis. Fazer todos os lançamentos contábeis de todas as operações da empresa. Executar corretamente todas essas atividades normais é igual para todos os escritórios de contabilidade. (Assim como 11 jogadores entrarem em campo. Não tem nada de novo.)

Todavia não é tão simples e fácil como alguns afirmam categoricamente, dizendo: “Mas isso todo escritório faz. Isso é o mínimo. Isso não agrega valor ao cliente. Isso é apenas cumprir a Lei e cumprir a Lei é obrigação”. Ok, concordo discordando dessas alegações. Seria como dizer que “todo time de futebol joga o jogo e faz gol. Isso é o mínimo, não agrega nenhum valor aos torcedores. Isso é apenas cumprir a tabela do campeonato e cumprir a tabela é obrigação”.

Dito de outra forma: está ocorrendo em larga escala um processo de banalização da atividade contábil, que pode ser resumido na frase: Fazer contabilidade é fácil. Isso seria como dizer que jogar futebol é fácil. Você vai num evento de empreendedorismo, sai de lá, junta 10 amigos, todos muito motivados, daí forma um time, vai jogar contra o Barcelona e … ganha de 3 x 0. Ôooo, gente. Peraí, não é assim. Nem com inteligência artificial. O buraco é mais embaixo.

Jogar futebol e ser campeão seguidas vezes é fácil para quem sabe. Para quem é craque. Para quem tem conhecimento, talento, e se dedica muito. Qualquer um joga futebol com os amigos e depois toma umas cervejas. Isso não tem nada a ver com ser um time de futebol profissional respeitado por seus títulos, seus craques e sua performance ao longo de décadas.

Então, pense bem antes de trocar de escritório de contabilidade. Avalie a situação. Se realmente seu escritório for uma espécie de “timinho de várzea que joga sempre mal”, quem acaba sendo prejudicado é você e sua empresa. Daí entendo que você deve “trocar de time” e buscar um time campeão, com resultados comprovados. Atenção: resultados comprovados não são as frases de marketing que você encontra em praticamente todos os sites. Resultados comprovados são clientes satisfeitos, nome com credibilidade, tradição no mercado, seriedade na execução dos serviços; e uma equipe que entenda suas necessidades e atenda com agilidade.

 

Antes de trocar de escritório de contabilidade, vamos resumir assim o que você precisa saber:

  • Pense bem, avalie a situação. Seu escritório é um Real Madrid. 7 vezes campeão mundial? Então pode ser que o problema esteja na sua empresa. Peça ajuda ao seu contador, converse com ele. Ele é seu parceiro;
  • Seu escritório está mais parecendo o Íbis Sport Club? Que ficou conhecido como o pior time do mundo… então busque um escritório campeão, que certamente vai contribuir para o sucesso do seu negócio;
  • Verifique no contrato de prestação de serviços os detalhes de rescisão contratual: o aviso prévio varia, podendo ser de 30, 60 ou 90 dias. Geralmente esses são os prazos mais comuns. Se você não cumprir essa regra, sua empresa terá que pagar uma multa pela rescisão do contrato. Contudo, muitas vezes, fica mais barato pagar a multa do que continuar com um escritório que não lhe atende bem e pode estar lhe causando prejuízos.
  • Apesar de eu ter lido recentemente que “não tem época certa para trocar de contador”, minha experiência pessoal me diz que o ideal é você optar por trocar no início do ano, janeiro; ou na metade do ano, julho. Isso não está em nenhuma Lei, é apenas fruto da prática do dia a dia. Usando mais uma vez o futebol. Terminou o 1º tempo e o time está perdendo de 2 x 0. Você esperaria chegar aos 44 do 2º tempo para trocar um jogador? Não tem época certa, mas logo no início do 2º tempo, o jogador teria 45 minutos para virar o jogo. Isto é: não tem época certa, mas tem o melhor momento, o mais adequado para alinhar a operação de sua empresa com os procedimentos do novo escritório. Mesmo assim, repito: não tem prazo legal. Cumprindo o aviso prévio (ou pagando a multa contratual) a decisão de trocar de escritório é sua.
  • Por melhor que seja o novo escritório, sempre haverá um período de adaptação entre sua equipe e a equipe do escritório. Isso é normal. Você precisa saber disso, antes de trocar de escritório, para não ficar com a falsa impressão de que cometeu um erro. Se você seguiu as 4 dicas anteriores e decidiu trocar, muito provavelmente você acertou. Mas é necessário um período de adaptação, que varia muito, pois depende das características do seu pessoal e da equipe do novo escritório. Grosso modo, algo em torno de 3 meses, eu penso que seja bastante razoável.

 

Espero que estas informações sejam úteis para sua tomada de decisão e … bola pra frente!


Flávio Buzaneli Júnior é administrador de empresas, advogado e contador. Atuou 12 anos como publicitário. É pós-graduado em Marketing pela ESPM. Desde o ano 2000, trabalha na Flávio Buzaneli Serviços Contábeis.

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